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PDF zu XRechnung Konverter

PDF zu XRechnung umwandeln: XRechnung ist eine XML‑Datei, kein „besseres PDF“. Laden Sie Ihre PDF‑Rechnung hoch und erstellen Sie daraus strukturiertes, technisch prüfbares XRechnung‑XML.

Dieses Tool erzeugt XRechnung‑XML in der CII‑Syntax.

  • Eine kostenlose PDF-Konvertierung pro Monat ohne Konto
  • Kein Monatslimit für Validierung und Anzeige
  • Keine Installation
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    PDF hochladen
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    Daten prüfen und ergänzen
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    Validieren
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    XRechnung‑XML herunterladen
Online umwandeln

PDF-Rechnung hochladen

Wählen Sie die PDF-Rechnung aus, die Sie umwandeln möchten. Anschließend prüfen und korrigieren Sie die ausgelesenen Angaben.

Ihre Rechnungsdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Details zum Datenschutz.

Beide Formate stehen nach der Konvertierung zum Download bereit

Nach der Konvertierung können Sie das Format herunterladen, das Ihr Empfänger oder Upload-Portal benötigt.

ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML)Eine lesbare PDF-Datei, in die die strukturierten Rechnungsdaten als XML eingebettet sind.
XRechnung (XML)Eine maschinenlesbare XML-Datei für Empfänger oder Upload-Portale, die ausdrücklich eine XRechnung verlangen.

Welche PDF-Rechnungen lassen sich umwandeln?

Klare PDF-Rechnungen, die direkt aus einer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, aus Word oder Excel exportiert wurden, bieten in der Regel die beste Grundlage. Auch gescannte PDFs können verarbeitet werden. Bei Scans kann die Erkennung je nach Bildqualität und Layout mehr Nacharbeit erfordern.

Die Umwandlung ändert nicht nur die Dateiendung: Der Konverter liest Rechnungsangaben aus der PDF aus und baut daraus strukturierte XML-Daten auf.

Der Konverter ist für eigene Ausgangsrechnungen und für vereinbarte oder beauftragte Ausstellungsprozesse gedacht. Wenn Sie nur Empfänger einer Lieferantenrechnung sind, erzeugt eine interne Umwandlung keine vom Lieferanten ausgestellte Rechnung. Bitten Sie den Lieferanten um das erforderliche Format – oder um eine Berichtigung, wenn die Rechnung selbst fehlerhaft ist. Eine Ausstellung durch den Empfänger oder einen Dritten setzt ein vereinbartes oder beauftragtes Verfahren voraus.

Für ein gutes Ergebnis:

  • Die PDF sollte genau eine Rechnung enthalten.
  • Der Standardkonverter unterstützt Rechnungen mit bis zu 100 Positionen.
  • Prüfen und ergänzen Sie fehlende oder unklar erkannte Angaben vor dem Download.

Erkannte Rechnungsdaten prüfen und validieren

Vergleichen Sie die erkannten Angaben vor dem Download mit der ursprünglichen PDF. Alle umsatzsteuerlich erforderlichen Rechnungsangaben müssen im strukturierten Teil stehen; eine PDF oder ein Anhang kann fehlende Pflichtangaben dort nicht ersetzen.

Die technische Validierung prüft XML-Struktur, Pflichtfelder und Geschäftsregeln. Sie bestätigt nicht automatisch, dass ausgelesene Angaben sachlich richtig sind, die steuerliche Behandlung im Einzelfall stimmt oder der Empfänger die Rechnung akzeptiert. Gleichen Sie das Ergebnis deshalb mit der PDF und den Vorgaben des Empfängers ab.

Prüfen Sie insbesondere:

  • Namen, Anschriften und Steuerkennzeichen des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsnummer, Rechnungsdatum sowie Liefer- oder Leistungsdatum beziehungsweise Leistungszeitraum
  • Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz jeder Position
  • Nettobeträge, Umsatzsteuer, Gesamtsummen und den zu zahlenden Betrag
  • Zahlungsbedingungen, Zahlungsdaten und vom Empfänger verlangte Referenzen

Was Sie erhalten

  • XRechnung XML (CII‑Variante)
  • Validierungsergebnis
  • Optional zusätzlich: hybride PDF/A-3 mit eingebetteter Rechnungs-XML

Mögliche Probleme nach der Umwandlung

  • Fehlende Pflichtangaben
  • Unstimmige Summen oder Steuerbeträge
  • Unvollständige Positionsdaten (Menge/Preis/Steuersatz)

CII, UBL und Buyer Reference

Dieser Konverter erzeugt XRechnung ausschließlich in der Syntax UN/CEFACT CII. Eine UBL-Ausgabe ist derzeit nicht verfügbar. XRechnung kann grundsätzlich in beiden Syntaxen abgebildet werden; prüfen Sie deshalb, ob Ihr Empfänger oder Portal ausdrücklich UBL verlangt.

Für XRechnung muss das Feld Buyer Reference (BT-10) befüllt sein. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist dies häufig die vom Empfänger mitgeteilte Leitweg-ID. Im B2B-Bereich ist keine Leitweg-ID erforderlich; verwenden Sie den internen Bezeichner, den Ihr Kunde für BT-10 vorgibt. Nennt der Kunde keinen Bezeichner, kann für umsatzsteuerliche Zwecke ein Platzhalter wie „-“ genügen; Empfänger- oder Portalvorgaben können trotzdem eine konkrete Referenz verlangen.

Offizielle Quellen und Stand

Inhaltlich geprüft am 18. August 2026. Beachten Sie zusätzlich die Syntax-, Format- und Übermittlungsvorgaben Ihres Empfängers oder Portals.

BMF: FAQ zur E-Rechnung · § 14 UStG · KoSIT: XRechnung-Versionen und Bundles · KoSIT: FAQ zur XRechnung

Häufige Fragen

Kann ich eine PDF-Rechnung in XRechnung umwandeln?

Ja. Laden Sie Ihre eigene Rechnungs-PDF hoch, prüfen und ergänzen Sie die extrahierten Daten und laden Sie anschließend XRechnung-XML herunter.

Brauche ich UBL oder CII und was akzeptiert mein Empfänger?

Dieser Konverter erzeugt XRechnung ausschließlich in der Syntax UN/CEFACT CII; eine UBL-Ausgabe ist derzeit nicht verfügbar. XRechnung unterstützt grundsätzlich beide Syntaxen. Prüfen Sie vor dem Versand, ob Ihr Empfänger oder Portal ausdrücklich UBL verlangt.

Brauche ich eine Leitweg‑ID / Buyer Reference und wo gehört sie hin?

XRechnung verlangt einen Wert im Feld Buyer Reference (BT-10). Bei öffentlichen Auftraggebern ist dies häufig die vom Empfänger mitgeteilte Leitweg-ID. Im B2B-Bereich ist keine Leitweg-ID erforderlich; verwenden Sie den internen Bezeichner, den Ihr Kunde für BT-10 vorgibt. Nennt der Kunde keinen Bezeichner, kann für umsatzsteuerliche Zwecke ein Platzhalter wie „-“ genügen; Empfänger- oder Portalvorgaben können trotzdem eine konkrete Referenz verlangen.

Kann ich nach einer Konvertierung XRechnung und ZUGFeRD herunterladen?

Ja. Nach derselben Konvertierung stehen XRechnung-XML und eine hybride PDF/A-3 mit eingebetteter Rechnungs-XML zum Download bereit. Prüfen Sie den vollständigen Hybrid und das verlangte Profil, bevor Sie die PDF als ZUGFeRD versenden.

Warum kann eine XRechnung abgelehnt werden?

Typische Gründe sind fehlende Pflichtfelder, fehlerhafte Steuer- oder Summenlogik, ungültige Codewerte, fehlende Referenzen oder zusätzliche Portalvorgaben. Die technische Validierung erkennt viele Format- und Regelfehler, garantiert aber nicht die Annahme durch den Empfänger.

Muss ich XML verstehen, um XRechnung zu nutzen?

Nein. Sie sollten nur die fachlichen Daten prüfen können, zum Beispiel Positionen, Steuersätze, Summen und Referenzen. Der Konverter übernimmt die technische Strukturierung.

Welche Angaben sollte ich nach der Umwandlung prüfen?

Prüfen Sie unter anderem Parteien und Steuerkennzeichen, Rechnungs- und Leistungsdaten, alle Positionen, Steuersätze, Summen, Zahlungsdaten sowie vom Empfänger verlangte Referenzen. Die technische Validierung ersetzt diesen Vergleich mit der ursprünglichen PDF nicht.

Wie prüfe ich die XRechnung nach dem Download?

Nutzen Sie den E‑Rechnung Validator und laden Sie die XML erneut hoch. So erkennen Sie technische Format- und Regelfehler sowie offene Hinweise. Die Validierung bestätigt jedoch nicht automatisch die sachliche oder steuerliche Richtigkeit und garantiert keine Empfängerakzeptanz.

Kann ich eine empfangene Lieferantenrechnung selbst umwandeln?

Wenn Sie nur Rechnungsempfänger sind, erzeugt eine interne Umwandlung keine vom Lieferanten ausgestellte Rechnung. Bitten Sie den Lieferanten um das erforderliche Format – oder um eine Berichtigung, wenn die Rechnung selbst fehlerhaft ist. Eine Ausstellung durch den Empfänger oder einen Dritten setzt ein vereinbartes oder beauftragtes Verfahren voraus.

Werden Dateien gespeichert?

Ihre Rechnungsdatei wird nur zur Konvertierung und Prüfung verarbeitet. Dateien, erzeugte Ergebnisse und Verarbeitungsprotokolle werden nur zur Bereitstellung dieses Dienstes genutzt. Nicht gespeicherte Verarbeitungsdaten werden regelmäßig gelöscht. Rechnungen aus ausdrücklich gestarteten Mehrfachimporten werden in Ihrem Rechnungsverlauf gespeichert, bis Sie sie dort löschen. Die Website wird in Deutschland gehostet. Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Werden Rechnungsdaten zum Training von KI-Modellen verwendet?

Nein. Ihre Rechnungsdaten werden weder zum Training eigener Modelle noch zum Training von Modellen des angebundenen KI-Anbieters verwendet. Die automatische Analyse nutzt nur die dafür erforderlichen Inhalte; welcher KI-API-Anbieter aktuell eingesetzt wird, steht in der Datenschutzerklärung.

Wer betreibt den Dienst und wo stehen die rechtlichen Details?

Betreiber ist die Casserus UG (haftungsbeschränkt). Die Datenschutzerklärung beschreibt die Datenverarbeitung im Detail; das Impressum enthält die rechtlichen Anbieterangaben.