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PDF in ZUGFeRD 2.5.2 umwandeln

Erstellen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung im Referenzprofil XRECHNUNG. Sie erhalten eine hybride PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten nach XRechnung 3.0.

ZUGFeRD 2.5.2 / Factur-X 1.09.2 – gültig ab 1. September 2026

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Wählen Sie die PDF-Rechnung aus, die Sie umwandeln möchten. Anschließend prüfen und korrigieren Sie die ausgelesenen Angaben.

Ihre Rechnungsdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Details zum Datenschutz.

Beide Formate stehen nach der Konvertierung zum Download bereit

Nach der Konvertierung können Sie das Format herunterladen, das Ihr Empfänger oder Upload-Portal benötigt.

ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML)Eine lesbare PDF-Datei, in die die strukturierten Rechnungsdaten als XML eingebettet sind.
XRechnung (XML)Eine maschinenlesbare XML-Datei für Empfänger oder Upload-Portale, die ausdrücklich eine XRechnung verlangen.

Welche PDF-Rechnungen lassen sich umwandeln?

Klare PDF-Rechnungen, die direkt aus einer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, aus Word oder Excel exportiert wurden, bieten in der Regel die beste Grundlage. Auch gescannte PDFs können verarbeitet werden. Bei Scans kann die Erkennung je nach Bildqualität und Layout mehr Nacharbeit erfordern.

Die Umwandlung ändert nicht nur die Dateiendung: Der Konverter liest Rechnungsangaben aus der PDF aus und baut daraus strukturierte XML-Daten auf.

Der Konverter ist für eigene Ausgangsrechnungen und für vereinbarte oder beauftragte Ausstellungsprozesse gedacht. Wenn Sie nur Empfänger einer Lieferantenrechnung sind, erzeugt eine interne Umwandlung keine vom Lieferanten ausgestellte Rechnung. Bitten Sie den Lieferanten um das erforderliche Format – oder um eine Berichtigung, wenn die Rechnung selbst fehlerhaft ist. Eine Ausstellung durch den Empfänger oder einen Dritten setzt ein vereinbartes oder beauftragtes Verfahren voraus.

Für ein gutes Ergebnis:

  • Die PDF sollte genau eine Rechnung enthalten.
  • Der Standardkonverter unterstützt Rechnungen mit bis zu 100 Positionen.
  • Prüfen und ergänzen Sie fehlende oder unklar erkannte Angaben vor dem Download.

Erkannte Rechnungsdaten prüfen und validieren

Vergleichen Sie die erkannten Angaben vor dem Download mit der ursprünglichen PDF. Alle umsatzsteuerlich erforderlichen Rechnungsangaben müssen im strukturierten Teil stehen; eine PDF oder ein Anhang kann fehlende Pflichtangaben dort nicht ersetzen.

Die technische Validierung prüft XML-Struktur, Pflichtfelder und Geschäftsregeln. Sie bestätigt nicht automatisch, dass ausgelesene Angaben sachlich richtig sind, die steuerliche Behandlung im Einzelfall stimmt oder der Empfänger die Rechnung akzeptiert. Gleichen Sie das Ergebnis deshalb mit der PDF und den Vorgaben des Empfängers ab.

Prüfen Sie insbesondere:

  • Namen, Anschriften und Steuerkennzeichen des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsnummer, Rechnungsdatum sowie Liefer- oder Leistungsdatum beziehungsweise Leistungszeitraum
  • Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz jeder Position
  • Nettobeträge, Umsatzsteuer, Gesamtsummen und den zu zahlenden Betrag
  • Zahlungsbedingungen, Zahlungsdaten und vom Empfänger verlangte Referenzen

Was bei einer ZUGFeRD-Rechnung entscheidend ist

ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten. Für die deutschen umsatzsteuerlichen E-Rechnungsvorgaben können ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 verwendet werden; ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Weichen die sichtbare PDF und die strukturierten XML-Daten voneinander ab, sind die XML-Daten maßgebend. Vergleichen Sie deshalb auch die exportierten Rechnungsdaten mit Ihrer ursprünglichen PDF. Beide Darstellungen müssen inhaltlich übereinstimmen. Wenn Angaben geändert oder ergänzt werden müssen, korrigieren Sie zuerst Ihre Ausgangsrechnung und laden Sie die aktualisierte PDF erneut hoch.

Was Sie erhalten

  • ZUGFeRD 2.5.2 im Referenzprofil XRECHNUNG
  • PDF/A-3-Datei mit eingebetteter Rechnungs-XML
  • XRechnung-XML bei Bedarf als separater Download

Mögliche Probleme nach der Umwandlung

  • Fehlende Pflichtangaben
  • Unstimmige Summen oder Steuerbeträge
  • Unvollständige Positionsdaten (Menge/Preis/Steuersatz)

ZUGFeRD kurz erklärt

ZUGFeRD kombiniert zwei Welten in einer Datei: ein lesbares PDF für Menschen und strukturierte XML‑Daten für Systeme. Für den Empfänger bleibt die Rechnung visuell vertraut, während Buchhaltung und ERP die Daten automatisiert verarbeiten können. Genau deshalb ist ZUGFeRD oft der pragmatische Einstieg in E‑Rechnungen.

Wenn Sie bisher PDF‑Rechnungen erstellen, müssen Sie Ihren Prozess nicht komplett umbauen. Sie nutzen Ihre bestehende PDF als Ausgangspunkt, gleichen die extrahierten Daten mit ihr ab und laden anschließend eine hybride PDF/A-3 mit eingebettetem XML herunter. Fehlen Angaben in Ihrer Ausgangsrechnung oder müssen sie berichtigt werden, aktualisieren Sie zuerst die Ausgangs-PDF und laden Sie sie erneut hoch. So bleiben sichtbare Rechnung und XML inhaltlich konsistent.

Aus Excel oder Word zu ZUGFeRD

Wenn Sie Ihre Rechnung in Excel oder Word erstellen, exportieren Sie sie zuerst als PDF. Laden Sie diese PDF anschließend hoch, prüfen Sie die erkannten Rechnungsdaten und exportieren Sie das Ergebnis als PDF/A-3-Datei mit eingebetteter Rechnungs-XML.

Wichtig für gute Ergebnisse:

  • Positionsdaten klar tabellarisch darstellen
  • Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz pro Position ausweisen
  • Zahlungsbedingungen und Bankverbindung eindeutig angeben
  • Summen und Umsatzsteuer sauber ausweisen

Warum ZUGFeRD ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML ist

Eine normale PDF-Rechnung enthält in der Regel keine standardisierten strukturierten Rechnungsdaten. Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält zusätzlich XML-Rechnungsdaten, die in einem PDF/A-3-Dokument eingebettet sind.

Wichtig:

  • Nicht jede PDF/A-3-Datei ist automatisch ZUGFeRD.
  • Entscheidend sind korrekt eingebettete und inhaltlich geprüfte XML-Rechnungsdaten.
  • Vor dem Versand sollten Pflichtfelder, Summen, Steuerlogik und Empfängeranforderungen validiert werden.

Offizielle Quellen und Stand

Inhaltlich geprüft am 29. August 2026. Beachten Sie zusätzlich die Format- und Übermittlungsvorgaben Ihres Empfängers.

BMF: FAQ zur E-Rechnung · § 14 UStG · FeRD: ZUGFeRD-Standard

Häufige Fragen

Unterstützt der Konverter ZUGFeRD 2.5.2?

Ja. Der Konverter erstellt ZUGFeRD 2.5.2 im Referenzprofil XRECHNUNG. Die technisch identische Factur-X-Version ist 1.09.2.

Ist ZUGFeRD eine gültige E‑Rechnung im B2B?

Ein geeignetes ZUGFeRD-Profil kann die deutschen E-Rechnungsvorgaben erfüllen. Verwendbar sind ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 mit Ausnahme von MINIMUM und BASIC-WL. Entscheidend sind die strukturierten XML-Daten. Technische Validierung ist sinnvoll, garantiert aber weder die sachliche Richtigkeit noch die Annahme durch den Empfänger.

Brauche ich PDF/A‑3 und erzeugt das Tool ein PDF/A‑3?

Für ZUGFeRD wird typischerweise PDF/A‑3 verwendet, damit XML eingebettet werden kann. Der Konverter bereitet Ihre Ausgangs-PDF als PDF/A‑3 auf und bettet die Rechnungs-XML ein. Prüfen Sie vor dem Versand, dass sichtbare PDF und XML inhaltlich übereinstimmen. Für eine vollständige Prüfung müssen PDF-Container, Hybrid-Metadaten, XML und Profil gemeinsam validiert werden.

Welches ZUGFeRD‑Profil brauche ich (EN 16931 vs. andere)?

Für viele B2B-Szenarien eignet sich ein Profil, das EN 16931 vollständig abbildet. MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Formatvorgaben der deutschen E-Rechnungspflicht nicht. Wenn Ihr Empfänger ein bestimmtes Profil verlangt, klären Sie diese Anforderung vor dem Versand.

Kann ich die ZUGFeRD‑Rechnung per E‑Mail senden?

Ja. Das deutsche Umsatzsteuerrecht schreibt für eine regelkonforme E-Rechnung keinen einheitlichen Übermittlungsweg vor; E-Mail ist möglich. Vertragliche Vereinbarungen, Empfängerportale und B2G-Verfahren können jedoch einen anderen Weg oder zusätzliche Angaben verlangen.

Wie prüfe ich, ob eine PDF bereits ZUGFeRD enthält?

Laden Sie die Datei im E‑Rechnung Viewer hoch. Dort kann eingebettete Rechnungs‑XML extrahiert und angezeigt werden. Eingebettetes XML allein beweist jedoch noch keine regelkonforme ZUGFeRD-Datei. Unser Validator prüft die extrahierte XML-Struktur und Geschäftsregeln, nicht den PDF-Container oder dessen Metadaten. Für eine vollständige Hybridprüfung benötigen Sie einen Validator, der PDF-Container, Metadaten, XML und Profil gemeinsam prüft. Ohne eingebettetes XML handelt es sich nicht um ZUGFeRD.

Welche Angaben sollte ich nach der Umwandlung prüfen?

Prüfen Sie unter anderem Parteien und Steuerkennzeichen, Rechnungs- und Leistungsdaten, alle Positionen, Steuersätze, Summen, Zahlungsdaten sowie vom Empfänger verlangte Referenzen. Eine Buyer Reference oder Leitweg-ID ist keine allgemeine Pflichtangabe für jede B2B-Rechnung.

Kann ich nach einer Konvertierung XRechnung und ZUGFeRD herunterladen?

Ja. Nach derselben Konvertierung stehen XRechnung-XML und eine hybride PDF/A-3 mit eingebetteter Rechnungs-XML zum Download bereit. Prüfen Sie den vollständigen Hybrid und das verlangte Profil, bevor Sie die PDF als ZUGFeRD versenden.

Kann ich eine empfangene Lieferantenrechnung selbst umwandeln?

Wenn Sie nur Rechnungsempfänger sind, erzeugt eine interne Umwandlung keine vom Lieferanten ausgestellte Rechnung. Bitten Sie den Lieferanten um das erforderliche Format – oder um eine Berichtigung, wenn die Rechnung selbst fehlerhaft ist. Eine Ausstellung durch den Empfänger oder einen Dritten setzt ein vereinbartes oder beauftragtes Verfahren voraus.

Werden hochgeladene Dateien gespeichert?

Ihre Rechnungsdatei wird nur zur Konvertierung und Prüfung verarbeitet. Dateien, erzeugte Ergebnisse und Verarbeitungsprotokolle werden nur zur Bereitstellung dieses Dienstes genutzt. Nicht gespeicherte Verarbeitungsdaten werden regelmäßig gelöscht. Rechnungen aus ausdrücklich gestarteten Mehrfachimporten werden in Ihrem Rechnungsverlauf gespeichert, bis Sie sie dort löschen. Die Website wird in Deutschland gehostet. Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Werden Rechnungsdaten zum Training von KI-Modellen verwendet?

Nein. Ihre Rechnungsdaten werden weder zum Training eigener Modelle noch zum Training von Modellen des angebundenen KI-Anbieters verwendet. Die automatische Analyse nutzt nur die dafür erforderlichen Inhalte; welcher KI-API-Anbieter aktuell eingesetzt wird, steht in der Datenschutzerklärung.

Wer betreibt den Dienst und wo stehen die rechtlichen Details?

Betreiber ist die Casserus UG (haftungsbeschränkt). Die Datenschutzerklärung beschreibt die Datenverarbeitung im Detail; das Impressum enthält die rechtlichen Anbieterangaben.